Datenschutz-Hinweise für Teilnehmer*innen der Fachtagung im Projekt KI-Kompass Inklusiv-Fachtagung
Mit diesen Hinweisen informieren wir, das Deutsche Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz (DFKI) (nachfolgend auch „DFKI“ oder „wir“ genannt) die Teilnehmer*innen (nachfolgend auch als Betroffene oder Sie bezeichnet) der Fachtagung im Projekt KI-Kompass Inklusiv am 29. September 2026 über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und die ihnen nach den Datenschutzbestimmungen zustehenden Rechte.
Den Belangen des Datenschutzes wird in unserem Forschungsprojekt sorgfältig Rechnung getragen. Die Durchführung der Fachtagung geschieht auf Grundlage der Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Diese Datenschutzhinweise bilden die Informationspflicht des Verantwortlichen nach Artikel 13 DSGVO ab und unterliegen einer regelmäßigen Anpassung durch den Verantwortlichen.
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist das Team des Deutschen Forschungszentrums für Künstliche Intelligenz (DFKI) des Projekts KI-Kompass Inklusiv:
- Salzufer 15/16, 10587 Berlin
- Telefon: +49 30 23895 1840
- E-Mail: info@ki-kompass-inklusiv.de
Die Ansprechperson für den Datenschutz ist per Post unter der o.g. Adresse mit dem Zusatz „Datenschutz“ oder per E-Mail erreichbar: susan.beudt@dfki.de
Welche personenbezogenen Daten erheben wir von Ihnen?
Im Rahmen der Fachtagung werden folgende Daten von Ihnen erhoben und verarbeitet:
- Vor- und Nachname
- Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse, Institution)
- freiwillig angegebene Unterstützungs- und Assistenzbedarfe (z. B. Bedarf an Gebärdensprachdolmetschung oder barrierefreiem Zugang)
- Fotoaufnahmen Ihrer Person während der Veranstaltung
- Videoaufnahmen Ihrer Person, sofern Sie freiwillig an einem Videointerview teilnehmen
Zu welchem Zweck wollen wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Fachtagung sowie für die projektbezogene Öffentlichkeitsarbeit. Ihre personenbezogenen Daten beabsichtigen wir im Rahmen der Fachtagung wie folgt zu nutzen:
Vor- und Nachname sowie Kontaktdaten
- Organisation und Durchführung der Veranstaltung
- Kommunikation vor und nach der Veranstaltung
- Erstellung von Teilnahmelisten und organisatorischen Unterlagen
Unterstützungs- und Assistenzbedarfe
Freiwillig angegebene Assistenzbedarfe werden ausschließlich verarbeitet, um eine möglichst barrierefreie Teilnahme an der Veranstaltung zu ermöglichen und erforderliche organisatorische Maßnahmen vorzubereiten.
Fotoaufnahmen
Während der Veranstaltung werden Fotoaufnahmen erstellt. Diese können für die Dokumentation der Veranstaltung sowie für die projektbezogene Öffentlichkeitsarbeit verwendet werden, insbesondere auf der Projektwebseite, in Pressemitteilungen, Projektberichten sowie in Social-Media-Kanälen des Projekts.
Videoaufnahmen
Im Rahmen der Veranstaltung besteht die Möglichkeit, freiwillig an einem Videointerview teilzunehmen. Die aufgenommenen Video-Interviews werden genutzt, um Videos zu den oben genannten Themen des Projekts zum Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit zu produzieren und zu veröffentlichen. Die Verarbeitung dieser Aufnahmen erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer gesonderten Einwilligung. Vor einem Videointerview erhalten Sie hierzu eine separate Einwilligungs- und Nutzungserklärung mit weiteren Informationen.
Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen anderen als den hier beschriebenen Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie zuvor darüber informieren und Sie um eine Einwilligung in diese geänderte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bitten.
Auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt die Verarbeitung?
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:
- Anmeldung und Organisation der Veranstaltung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. Vertragserfüllung)
- Fotoaufnahmen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit)
- Unterstützungs- und Assistenzbedarfe: Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Ihre ausdrückliche Einwilligung)
- Videointerviews: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
Wie erheben wir Ihre Daten und wie erfolgt der Umgang mit den Daten?
Ihr Vor- und Nachname sowie Ihre Kontaktdaten werden im Rahmen Ihrer Anmeldung zur Fachtagung erhoben und in einer Tabelle gespeichert.
Freiwillige Angaben zu Unterstützungs- und Assistenzbedarfen werden ausschließlich über das Anmeldeformular erhoben und nur den Personen zugänglich gemacht, die diese Informationen zur Organisation einer barrierefreien Veranstaltung benötigen.
Fotoaufnahmen werden während der Veranstaltung durch eine von uns beauftragte Fotografin bzw. einen beauftragten Fotografen erstellt.
Wenn Sie nicht fotografiert werden möchten, können Sie uns dies bereits vor der Veranstaltung oder bei der Akkreditierung mitteilen. In diesem Fall erhalten Sie eine entsprechende Kennzeichnung auf Ihrem Namensschild. Unsere Fotografin bzw. unser Fotograf wird hierüber informiert und berücksichtigt Ihren Wunsch bei der Anfertigung von Aufnahmen nach Möglichkeit.
Videointerviews werden ausschließlich mit Personen durchgeführt, die zuvor ausdrücklich eingewilligt haben.
Zur Durchführung der Veranstaltung und zur Öffentlichkeitsarbeit des Projekts arbeiten wir mit externen Dienstleistern zusammen (z. B. Veranstaltungsagentur, Kommunikationsagentur, Fotografin/Fotograf oder Videoteam). Diese erhalten personenbezogene Daten ausschließlich, soweit dies zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben erforderlich ist.
Wo werden Ihre personenbezogenen Daten aufbewahrt?
Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich in zugriffsbeschränkten IT-Systemen verarbeitet.
Hierfür nutzen wir insbesondere Microsoft 365 (z. B. SharePoint) innerhalb einer geschützten Projektumgebung. Zugriff auf die Daten erhalten ausschließlich Personen, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
Eine Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben.
An wen werden Ihre Daten weitergegeben?
Soweit dies für die Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist, können personenbezogene Daten an folgende Empfänger weitergegeben werden:
- beauftragte Veranstaltungsagentur
- Kommunikationsagentur
- Fotografin oder Fotograf
- Videoteam
- IT-Dienstleister im Rahmen des Betriebs der Microsoft-365-Umgebung
Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich im erforderlichen Umfang und unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Vor- und Nachname, Kontaktdaten sowie Angaben zu Unterstützungs- und Assistenzbedarfen werden grundsätzlich spätestens 6 Monate nach Projektende gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Foto- und Videoaufnahmen werden ebenfalls grundsätzlich spätestens 6 Monate nach Projektende gelöscht. Davon ausgenommen sind Foto- und Videoaufnahmen, die bereits im Rahmen der projektbezogenen Öffentlichkeitsarbeit veröffentlicht wurden. Eine Entfernung aus bereits veröffentlichten Printmedien oder bereits verbreiteten digitalen Veröffentlichungen (z. B. Social-Media-Beiträge oder Presseveröffentlichungen) ist nachträglich nicht in jedem Fall oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich.
Welche Datenschutzrechte können Sie uns gegenüber wegen unserer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten geltend machen?
An dieser Stelle möchten wir Sie noch einmal explizit über Ihre Rechte informieren:
- Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO : Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden gespeicherten personenbezogenen Daten.
- Recht auf Berichtigung, Artikel 16 DSGVO : Wenn Sie feststellen, dass unrichtige Daten zu Ihrer Person verarbeitet werden, können Sie Berichtigung verlangen. Unvollständige Daten müssen unter Berücksichtigung des Zwecks der Verarbeitung vervollständigt werden.
- Recht auf Löschung, Artikel 17 DSGVO : Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, wenn bestimmte Löschgründe vorliegen. Dies ist insbesondere der Fall, wenn diese zu dem Zweck, zu dem sie ursprünglich erhoben oder verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Artikel 18 DSGVO : Sie haben das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten. Dies bedeutet, dass Ihre Daten zwar nicht gelöscht, aber gekennzeichnet werden, um ihre weitere Verarbeitung oder Nutzung einzuschränken.
- Recht auf Widerspruch gegen unzumutbare Datenverarbeitung, Artikel 21 DSGVO : Sie haben grundsätzlich ein allgemeines Widerspruchsrecht auch gegen rechtmäßige Datenverarbeitungen, die im öffentlichen Interesse liegen, in Ausübung öffentlicher Gewalt oder aufgrund des berechtigten Interesses einer Stelle erfolgen.
- Datenübertragbarkeit, Artikel 20 DSGVO : Erfolgt die Verarbeitung mithilfe eines automatisierten Verfahrens auf Grundlage Ihrer Einwilligung, so haben Sie das Recht, die Bereitstellung Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu verlangen.
- Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, Artikel 77 DSGVO : Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Mit wem kann ich über die Inhalte dieser Erklärung und über sonstige Datenschutzfragen sprechen?
Wenden Sie sich bei Fragen gern an den Verantwortlichen der Fachtagung beim Deutschen Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz GmbH, Susan Beudt (susan.beudt@dfki.de).
Grundsätzlich besteht für Sie ein Beschwerderecht bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde des Landes Berlin, da der Ihre personenbezogenen Daten erhebende und bearbeitende Verbundpartner seinen Sitz im Land Berlin hat.
Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit des Landes Berlin ist
Frau Meike Kamp (mailbox@datenschutz-berlin.de)
Alt-Moabit 59-61
10555 Berlin
Besuchereingang: Alt-Moabit 60
Telefon: 030 13889-0
Telefax: 030 2155050